Liebe Kollegin,
lieber Kollege,

Großveranstaltungen in der Schulzeit oder am Abend sind eine große Bereicherung für das Schulleben aber häufig auch eine Herausforderung für alle Beteiligten und besonders für das Organisationsteam. Damit keine wesentlichen Punkte vergessen werden, finden Sie hier einen Leitfaden, der bei der Organisation helfen soll.

Vor der Veranstaltung

Die Anmeldung der Veranstaltung muss mind. 2 Wochen im Voraus via Abwesenheitszettel erfolgen und von Seiten der Schulleitung genehmigt werden – je größer die Veranstaltung ist, desto frühzeitiger sollte die Planung und Anmeldung erfolgen!

An Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen ist eine Teilnahme seitens der Schülerinnen und Schüler grundsätzlich freiwillig.

Die Eltern der beteiligten SuS müssen mind. 2 Wochen im Voraus via Anschreiben mit Rücklaufzettel über die Veranstaltung informiert werden und ihre Zustimmung erteilen.

Die Raumbuchung der Veranstaltung muss über das Absenz-Team erfolgen.

Eine Nutzung der Alten Turnhalle erfordert die zeitnahe Information der Fachschaft Sport, der Hausmeister und Frau Schäfers. Herr Wagner ist für die Information der Vereine zuständig, die die Halle unter der Woche und am Wochenende nutzen. Eine Anmeldung von Veranstaltungen sollte hier im Idealfall mind. 4 Wochen im Voraus via Mail erfolgen (wagner@gymnasium-nackenheim.de). Die Nutzung der Alten Turnhalle ist terminlich mit anderen schulischen Veranstaltungen (Musikkonzerte, Einschulung, Flagfootball-Turnier, Akademische Feier) und den entsprechenden Zuständigen (Herr Schwamb) abzustimmen. Die Trennwand der Alten Turnhalle sollte vor Nutzung auf ihre Funktionsfähigkeit hin überprüft werden, da sie auf Grund technischer Voraussetzungen ab und an streikt. Ansprechpartner im Falle eines Defekts sind die Hausmeister.

Eine Nutzung der Gebäudeteile A und B für Veranstaltungen nach 21 Uhr ist mit dem Schließen der Gebäude und der Einschaltung der Alarmanlage verbunden. Hierzu sind grundsätzlich zeitnah die Hausmeister zu informieren. Auch bedarf es zur Öffnung der Gebäude eines bestimmten Schlüssels, hier sollte eine Abstimmung mit Frau Schwebler erfolgen.

Sollte ein Aufzugschlüssel benötigt werden, so ist dieser im Vorfeld im Sekretariat auszuleihen.

Auch das Putzteam (Frau Eck) sollte über die Nutzung des Gebäudes für Abendveranstaltungen informiert sein. Zuständig sind in diesem Fall ebenfalls Frau Schäfer.

Benötigte Technik (Beamer (ZNK), Musik- und Lichtanlage (NEB), Rückprojektionsfläche (KSR)) sind bei den entsprechenden Lehrkräften anzufragen.

Dies sollte rechtzeitig und in Koordination mit den Hausmeistern erfolgen, da der Auf- und Abbau geplant und dem Vertretungsteam mitgeteilt werden muss.

Im Hinterzimmer des Raumes A014 befindet sich ein nutzbarer Kühlschrank, dessen Aufbau (Ruhezeit nach Bewegung) und Vorkühlung im Vorfeld erfolgen und mit Frau Schäfer abgesprochen sein sollte. Auch bei Veranstaltungen in der alten Turnhalle kann eine Verpflegung eingerichtet werden.

Sekt-/Weingläser können seitens der Schule genutzt werden, hierfür steht derzeit ein begrenztes Kontingent von ca 35 Gläsern bereit, die Nutzung sollte in Absprache mit Frau Schäfer erfolgen.

Alle Lebensmittel/Getränke sind vom Organisationsteam der Veranstaltung zu bestellen. Auch die An- und Ablieferung bzw. Resteverwertung und entstehende Kosten sollten in die Planung aufgenommen werden.

Ein etwaiger Aufbau der Bühne erfordert die Information und Unterstützung von Hausmeistern und SuS. Dies sollte rechtzeitig mit den Hausmeistern geplant und dem Vertretungsteam koordiniert werden.

Damit Veranstaltungen gut besucht werden, ist es wichtig, diese innerhalb und gegebenenfalls auch außerhalb der Schule zu bewerben. Für die Organisation der Werbung sind die Organisationsteams der Veranstaltungen zuständig.

Wer hier unterstützen kann und welche Möglichkeiten der Werbung es neben Plakaten gibt, erfahren sie im Bereich „Öffentlichkeitsarbeit„.

Bei großen Veranstaltungen ist es zu empfehlen einen Sanitätswachdienst zu organisieren. Herr Hubig, ein ehemaliger Schüler, der auch die Schulsanitäterausbildung an unserer Schule übernimmt, organisiert und führt diese in der Regel auch durch. Bitte sprechen sie die Schulleitung oder das Sekretariat auf diesen Aspekt an.

Während der Veranstaltung

Bei offenen Eingängen der Gebäude A und B ist auf Präsenz im Haus zu achten.

Bei Nutzung der Technik ist auf die Unterstützung des Technikteams zu achten.

Abschluss/Ende der Veranstaltung

Es ist auf einen direkten Abbau oder eine Kommunikation über den Zeitpunkt des Abbaus zu achten.

Für die Schließung der Gebäude ist die Anwesenheit der Hausmeister, Frau Schweblers, Herrn Schwambs, Herrn Zineckers oder Frau Schäfer erforderlich, sollte diese nach 21 Uhr oder ohne Anwesenheit des Putzteams erfolgen.

Zur Entsorgung eventuell angefallenen Mülls kann das Müllhäuschen neben dem Parkplatz genutzt werden, der normale Schulschlüssel schließt.

Auch nach der Veranstaltung können Artikel und Bilder helfen, unsere Öffentlichkeitsarbeit zu bereichern (Artikel für Homepage und Jahrbuch).